Page 27 - CCGA Pratiques dexcellence Version 3

2-7 Enregistrement de toutes les demandes
de localisation
Énoncé de pratique : Les dossiers concernant toutes les demandes de
localisation pour les infrastructures souterraines sont conservés.
Description de la pratique : Des enregistrements vocaux des
communications téléphoniques visant à demander la localisation
d’infrastructures souterraines sont faits afin de s’assurer qu’un dossier
complet est conservé. Les transactions de clients sont toutes consignées au
dossier. Ces dossiers peuvent être reconnus en Cour et être utilisés dans les
enquêtes sur les dommages.

2-8 Conservation des dossiers vocaux et
électroniques conformément aux lois applicables
Énoncé de pratique : Les dossiers vocaux et électroniques de toutes les
demandes de localisation sont conservés pendant sept ans ou selon les
dispositions des lois applicables.

Description de la pratique : Tous les dossiers doivent être tenus à jour et
être accessibles jusqu’à l’expiration de la période de conservation prescrite
par l’administration compétente. Puisque ces lois peuvent changer, aucune
période précise n’est présentée comme pratique d’excellence. Sauf sur avis
contraire d’une partie quelconque, les dossiers peuvent être éliminés après
l’expiration du délai prescrit. Le centre de traitement des demandes a une
procédure pour le traitement des demandes liées à un dossier.

2-9 Suivi des demandes

Énoncé de pratique : Le centre de traitement des demandes fournit au
demandeur le numéro de dossier et le nom des propriétaires d’infrastructures
souterraines membres qui seront avisés pour chaque demande de
localisation.
Description de la pratique : Le fait de fournir le numéro de demande
de localisation et le nom des propriétaires d’infrastructures souterraines
membres qui seront avisés améliore l’efficience du processus du centre de
traitement des demandes. Lorsqu’on lui fournit le nom des propriétaires
d’infrastructures souterraines, l’excavateur sait quel propriétaire sera avisé
dans la région des travaux. Cela aide l’excavateur à déterminer si les
propriétaires ont répondu à la demande de localisation.

2-10 Impression du dossier

Énoncé de pratique : Le centre de traitement des demandes peut fournir
une copie imprimée de tout dossier pendant une période déterminée par les
lois applicables.

Description de la pratique : Dans le cas d’une enquête sur les dommages,
un litige ou un autre événement, il faut souvent avoir une copie imprimée
du dossier ouvert pour la demande de localisation. Le centre a la capacité
de produire, au besoin, une copie de ce dossier pendant la période de
conservation prescrite par la loi.

Canadian Common Ground Alliance
Pratiques d’excellence, Version 3.0 – Octobre 2018
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