Page 15 - CCGA Pratiques dexcellence Version 3

communication et de coordination est souvent considérable et entraîne la
hausse des coûts liés au projet, des retards à la construction du projet et
des relations de travail difficiles en raison de la nécessité de réaménager
l’infrastructure existante. La fréquence de ces problèmes et leur incidence
éventuelle sur le budget du projet augmentent avec la densité de
l’infrastructure, la demande d’occupation et d’espace dans la réserve
pour chemins et la mauvaise qualité des dossiers « tels que construits »
de l’infrastructure publique et privée. Un CCSP actif permet de réduire la
fréquence et les incidences financières de ces problèmes par la mise en
place de procédures de communication, l’amélioration de la coordination
des travaux d’immobilisations prévus et des activités d’exploitation et la
consolidation des relations de travail.

Voici quelques-uns des facteurs clés du succès d’un CCSP :
• le comité est fondé et orienté par l’esprit de collaboration;
• le comité fonctionne selon un mandat ou une charte approuvée par les
membres du comité;
• les organismes membres souscrivent aux responsabilités du comité;
• les représentants désignés de chaque organisme membre font preuve
d’un leadership solide, d’une grande capacité de planification et
d’aptitudes à la mise en œuvre.
Avantage
Une communication suivie entre les propriétaires des services publics, les
municipalités, les ingénieurs conseils et les excavateurs améliore le niveau
d’information concernant les projets actuels et futurs et contribue au
recensement et à la résolution des problèmes causant des préoccupations
mutuelles.
Protocole de communication
Principes d’une communication efficace pour la coordination
conjointe des services publics
La communication entre les maîtres d’ouvrage et les propriétaires
d’infrastructures devrait tenir compte des facteurs suivants.
• Rapidité – Dans le cadre de tout projet, la communication entre les
intervenants devrait mettre l’accent sur l’importance de la rapidité. Une
attention particulière au temps requis pour répondre aux demandes de
renseignements ou d’approbation permet de favoriser la progression
du projet. Par contre, un manque de vigilance quant au temps peut
entraîner des retards considérables. Les intervenants devraient donc être
conscients des délais nécessaires pour répondre aux demandes et prévoir
suffisamment de temps dans le calendrier d’exécution du projet.
• Délais – Une fois que les exigences pour la collecte et la compilation
des renseignements, l’achèvement de la conception ou l’obtention des
approbations ont été déterminés, les délais, ou le temps de réponse,
devraient être fixés en fonction des paramètres établis.
• Portée – La nature de la demande doit être clairement précisée par le
demandeur et comprise par le répondant. Si l’information, la conception
ou l’approbation demandée ne peut être fournie dans le délai imparti, il
faudrait communiquer ce fait.
• Fréquence – La communication devrait être habituelle et continue pour
favoriser la compréhension des besoins mutuels.

Canadian Common Ground Alliance
Pratiques d’excellence, Version 3.0 – Octobre 2018
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